E-kassa sisältää kevyen toiminnanohjausjärjestelmän. Voit esim. kirjoittaa e-kassalla tarjouksen, josta muodostetaan tilaus, tulostetaan lähete, toimitetaan ja lopuksi laskutetaan.
Marraskuu 2023 päivityksen yhteydessä e-kassaan tulee tilauksen/laskun toimitustilan seuranta rivikohtaisesti ja lasku/ennakkolasku -toiminto. Eli tilaus/lasku voi olla esim. kokonaan tai osittain toimitettu. e-kassa ehdottaa jatkossa automaattisesti toimitusta oikeassa vaiheessa maksuehdon mukaan.
Maksuehdon lisäys ja muuttaminen
Maksuehdot löydät Yleiset asetukset -> Maksuehdot, josta voit lisätä ja muokata maksuehtoja.
Voit valita Maksuehdolle Toimitetaan -tilan eli tyyppi (lasku vai ennakkolasku). Laskun ja ennakkolaskun ero on, että "lasku" -maksuehdolla esim. "7 päivää" tuotteet voidaan toimittaa laskutusvaiheessa tai jo ennen sitä. Ennakkolaskun tuotteet toimitetaan yleensä vasta kun lasku on maksettu.
Jos samaa maksuehtoa käytetään "ristiin" laskuille ja ennakkolaskuille. Kannattaa ko. maksuehdon toimitustilaksi valita "Ei määritetty".
Tilaus/Toimitusprosessi lasku ja ennakkolasku
Asetukset -> Yleiset asetukset voit valita millaista tilaus/toimitusprosessia yrityksesi yleensä laskutuksessa käyttää. Esim. jos yleensä tehdään aina Tarjous, valitse oletuslomakkeeksi Tarjous. Jos lähdet yleensä suoraan laskusta liikkeelle valitse oletuslomakkeeksi Lasku tai Lasku (verottomat hinnat). Valitse maksuehto sen mukaan käytätkö yleensä laskua vai ennakkolaskua. Valitaan se mitä käytetään yleensä, poikkeuksia voi tehdä tilauskohtaisesti. Maksuehdon voi asettaa myös asiakaskohtaisesti.
Tässä esimerkissä yritys lähtee yleensä Tarjouksesta liikkeelle, oletusmaksuehdon ollessa 14 päivää (normaali lasku), joten asetetaan asetukset seuraavasti:
1. Tehdään ensin tarjous
- Tehdään uusi tilaus ja valitaan tilaksi Tarjous:
- Valitse haluamasi asiakas
- Lisää haluamasi tuotteet ja laske haluamasi tarjous esim. lisäämällä alennus tai voit käyttää asiakaskohtaista hinnastoa Kampanjat -toiminnolla.
- Tulostetaan tarjous
2. Toimitus/Lähete
- Kun tarjous on hyväksytty, tässä esimerkissä käytettiin normaali laskua, joten voit tulostaa Lähetteen tai Toimitusvahvistuksen ja toimittaa tuotteet.
- Tässä esimerkissä Maksuehto oli normaali lasku 14 päivää, Tulostus -ikkuna ehdottaa oletuksena toimitusta:
3. Laskutus
Kun tuotteet on toimitettu, lähetetään lasku. Koska tässä esimerkissä tuotteet on jo toimitettu, laskun tulostus/lähetys näyttää että tuotteet on jo toimitettu ja vain lasku tarvitsee tulostaa/lähettää:
4. Maksettu lasku
Kun lasku maksetaan, näet toimituksen tilan heti kun maksusuoritus kirjataan (Suoritukset -ikkuna tai Ropo/Netvisor automaattinen suoritusten haku).
Näet toimitusta odottavat tilaukset hallintapaneelilla
Laskulistalla näet toimitusta odottavat eli toimitettavat tilaukset, voit myös käyttää suodattimia
Tehtyjen tarjouksien tarkastelu ja selailu
Jos haluat katsoa kaikki tehdyt tarjoukset ja vain tarjoukset. Klikkaa laskulistalla Suodatin -> Näytä kaikki laskut ja sen jälkeen -> Tarjous, niin lista näyttää pelkästään tarjoukset
